Overviewنظرة عامة
The project on one pageالمشروع في صفحة واحدة
The project is split into 4 formal phases spanning 6 weeks. Each phase has a defined goal, clear deliverables, and a formal sign-off before moving to the next.المشروع مقسّم إلى 4 مراحل رسمية على 6 أسابيع. لكل مرحلة هدف محدد ومُخرجات واضحة ومصادقة رسمية قبل الانتقال لما بعدها.
10%
Phase 1 — Gap Analysisالمرحلة 1 — تحليل الفجوات
Understand reality, document gapsفهم الواقع وتوثيق الفجوات
Between the current system and what’s needed.بين النظام الحالي وما هو مطلوب.
5%
Phase 2 — Kick-Offالمرحلة 2 — الانطلاق
Align the team, hand over templatesمواءمة الفريق وتسليم القوالب
Sign the charter, deliver Master Data templates.توقيع الميثاق وتسليم قوالب البيانات الأساسية.
80%
Phase 3 — Implementationالمرحلة 3 — التنفيذ
3 successive cycles3 دورات متتالية
Each cycle ends with a signed validation.كل دورة تنتهي بمصادقة موقَّعة.
5%
Phase 4 — Go-Liveالمرحلة 4 — الإطلاق
The actual switchالتحويل الفعلي
Final training + a full week of hyper-care.التدريب النهائي + أسبوع كامل من المتابعة المكثّفة.
The golden rule:القاعدة الذهبية: every week ends with a signed sign-off. No move to the next week without a signature on the validation. This protects the project from pile-up.كل أسبوع ينتهي بمصادقة موقَّعة. لا انتقال للأسبوع التالي دون توقيع على التحقق. هذا يحمي المشروع من التراكم.
Core principlesالمبادئ الأساسية
Standard firstالقياسي أولًا — We start with standard Odoo. Any code customization = a separate change request.— نبدأ بأودو القياسي. أي تخصيص بالكود = طلب تغيير منفصل.
One strong SPoCنقطة تواصل واحدة قوية — A single point of contact from the client — a decision-maker, available 3 days/week.— نقطة تواصل وحيدة من جانب العميل — صاحبة قرار، ومتاحة 3 أيام أسبوعيًا.
Documentation protectsالتوثيق يحمي — Charter + validations + sign-offs > any verbal discussion.أي نقاش شفهي.
Master data on timeالبيانات الأساسية في موعدها — Late templates = a direct delay to Go-Live.— تأخير القوالب = تأخير مباشر للإطلاق.
01 · Timeline01 · الجدول الزمني
Week by weekأسبوعًا بأسبوع
Each week has a defined goal, clear deliverables and a sign-off at the end. The plan is adjustable within scope via a change request.لكل أسبوع هدف محدد ومُخرجات واضحة ومصادقة في نهايته. الخطة قابلة للتعديل ضمن النطاق عبر طلب تغيير.
Gap Analysisتحليل الفجوات
Sessions with each department to document the AS-IS, draw the TO-BE and define the gap.جلسات مع كل قسم لتوثيق الوضع الحالي، ورسم الوضع المستهدف، وتحديد الفجوة.
- Key-user interviews (sales / warehouse / accounting / management)مقابلات المستخدمين الرئيسيين (المبيعات / المخازن / المحاسبة / الإدارة)
- Document current processes + pain pointsتوثيق العمليات الحالية + نقاط الألم
- Draft the TO-BE operating modelمسودة نموذج التشغيل المستهدف
End of week: deliver Charter + AS-IS + TO-BE for reviewنهاية الأسبوع: تسليم الميثاق + الوضع الحالي + الوضع المستهدف للمراجعة
Kick-Offالانطلاق (Kick-Off)
Align both teams, sign the charter formally, hand over the Master Data templates.مواءمة الفريقين، وتوقيع الميثاق رسميًا، وتسليم قوالب البيانات الأساسية.
- Kick-off session (Sponsor + SPoC + key users + Tarabut team)جلسة الانطلاق (الراعي + نقطة التواصل + المستخدمون الرئيسيون + فريق ترابط)
- Sign the Charter ✍توقيع الميثاق ✍
- Hand over Master Data templates (Excel/Sheets) + a walkthrough for the SPoCتسليم قوالب البيانات الأساسية (Excel/Sheets) + شرح عملي لنقطة التواصل
- Set up the Odoo environment (Test + Production)تجهيز بيئتي أودو (نسخة تجريبية + النظام الفعلي)
End of week: SPoC ready · templates with the client being filledنهاية الأسبوع: نقطة التواصل جاهزة · القوالب لدى العميل قيد التعبئة
Cycle 1 — Procurement & inventoryالدورة 1 — المشتريات والمخزون
Full setup of procurement + inventory + products + manufacturing.إعداد كامل للمشتريات + المخزون + المنتجات + التصنيع.
- Master data for products (SKUs + raw + resale) + lots/expiryالبيانات الأساسية للمنتجات (الأصناف + الخام + إعادة البيع) + الدفعات/الصلاحية
- Vendor catalog + reordering rules + FEFOسجل الموردين + قواعد إعادة الطلب + FEFO
- Internal transfers + manufacturing BOMsالتحويلات الداخلية + قوائم مواد التصنيع (BOM)
- Training for the warehouse manager and key usersتدريب مدير المخازن والمستخدمين الرئيسيين
End of week: Cycle 1 validation sign-off (SPoC + warehouse manager) ✍نهاية الأسبوع: مصادقة الدورة 1 (نقطة التواصل + مدير المخازن) ✍
Cycle 2 — Point of sale & integrationالدورة 2 — نقاط البيع والتكامل
POS at the branches + pricelists + split tender + multi-currency + stock-POS sync.نقاط البيع في الفروع + قوائم الأسعار + الدفع المجزّأ + تعدد العملات + مزامنة المخزون مع نقاط البيع.
- POS setup at the branches (products / categories / payment methods)إعداد نقاط البيع في الفروع (المنتجات / الفئات / طرق الدفع)
- Pricelists (B2B / employees / aggregators)قوائم الأسعار (جملة / موظفون / تطبيقات التوصيل)
- Sale orders + split tender + refunds + exchangesأوامر البيع + الدفع المجزّأ + الاسترجاع + الاستبدال
- Multi-currency (USD/EUR/SAR/AED)تعدد العملات (USD/EUR/SAR/AED)
- Daily cash close + stock ↔ POS syncالإغلاق النقدي اليومي + مزامنة المخزون ↔ نقاط البيع
- Training for cashiers and branch managersتدريب الكاشير ومديري الفروع
End of week: Cycle 2 validation sign-off (SPoC + cashiers) ✍نهاية الأسبوع: مصادقة الدورة 2 (نقطة التواصل + الكاشير) ✍
Cycle 3 — Accounting & reportingالدورة 3 — المحاسبة والتقارير
Chart of Accounts + Analytic Plan + P&L per branch + bank reconciliation.شجرة الحسابات + الخطة التحليلية + أرباح وخسائر لكل فرع + التسوية البنكية.
- Chart of Accounts (Revenue / COGS / OpEx / Assets / Liabilities)شجرة الحسابات (الإيرادات / تكلفة المبيعات / المصروفات / الأصول / الالتزامات)
- Analytic Plan (branch dimension)الخطة التحليلية (بُعد الفرع)
- Journal-entry automation (sale/PO/transfer)أتمتة القيود (بيع / شراء / تحويل)
- Bank reconciliation + bank-statement importالتسوية البنكية + استيراد كشف الحساب
- P&L per branch + aged receivable/payable + inventory turnoverأرباح وخسائر لكل فرع + أعمار الذمم + معدل دوران المخزون
- Intensive training for the accountantتدريب مكثّف للمحاسب
End of week: Cycle 3 validation sign-off (SPoC + accountant + Sponsor) ✍نهاية الأسبوع: مصادقة الدورة 3 (نقطة التواصل + المحاسب + الراعي) ✍
Go-Liveالإطلاق (Go-Live)
End-user training + balance upload + the actual switch + hyper-care.تدريب المستخدمين النهائيين + رفع الأرصدة + التحويل الفعلي + المتابعة المكثّفة.
- End-user training for the whole team on the live systemتدريب المستخدمين النهائيين للفريق كله على النظام الفعلي
- Final bug fixes from the validation resultsإصلاحات نهائية من نتائج التحقق
- Balance upload (trial balance + inventory + A/R + A/P)رفع الأرصدة (ميزان المراجعة + المخزون + ذمم العملاء + ذمم الموردين)
- Go-Live day — the actual switch from the old systemيوم الإطلاق — التحويل الفعلي من النظام القديم
- Hyper-care — PL on site for a full weekمتابعة مكثّفة — مدير المشروع في الموقع أسبوعًا كاملًا
End of week: Go-Live acceptance ✍ → Helpdesk moduleنهاية الأسبوع: قبول الإطلاق ✍ ← نظام الدعم
Effort split:توزيع الجهد: Phase 3 (implementation) takes 80% of the project effort — this is where the actual build happens. Phases 1, 2 and 4 together are 20%, for analysis, alignment and launch.المرحلة الثالثة (التنفيذ) تأخذ 80% من جهد المشروع — هنا يحدث البناء الفعلي. المراحل 1 و2 و4 معًا 20%، للتحليل والمواءمة والإطلاق.
02 · Master Data02 · البيانات الأساسية
The master-data templatesقوالب البيانات الأساسية
Templates are delivered by Tarabut in W2 (kick-off). The client fills them in with the SPoC. Each group has a deadline tied to a cycle.تُسلّم ترابط القوالب في الأسبوع الثاني (الانطلاق). يملؤها العميل مع نقطة التواصل. لكل مجموعة موعد نهائي مرتبط بدورة.
The fill scheduleجدول التعبئة
| Deadlineالموعد النهائي | Groupالمجموعة | Contentsالمحتوى |
|---|
| Before W3قبل الأسبوع 3 | Group A · Operationalالمجموعة أ · التشغيل | Vendors · raw materials · finished products · resale · BOMs · locations · reordering rules · lots/expiryالموردون · المواد الخام · المنتجات النهائية · إعادة البيع · قوائم المواد · المواقع · قواعد إعادة الطلب · الدفعات/الصلاحية |
| Before W4قبل الأسبوع 4 | Group B · Commercialالمجموعة ب · التجارة | Customers · pricelists · employees list · POS payment methods · currencies + FX ratesالعملاء · قوائم الأسعار · قائمة الموظفين · طرق الدفع في نقاط البيع · العملات وأسعار الصرف |
| Before W5قبل الأسبوع 5 | Group C · Accountingالمجموعة ج · المحاسبة | Chart of Accounts · Analytic Plan · bank accountsشجرة الحسابات · الخطة التحليلية · الحسابات البنكية |
| Before Go-Live (W6)قبل الإطلاق (الأسبوع 6) | Opening Balancesالأرصدة الافتتاحية | Opening trial balance · opening inventory · customer A/R · vendor A/P —ميزان المراجعة الافتتاحي · المخزون الافتتاحي · ذمم العملاء · ذمم الموردين — go/no-go gateبوابة قرار الإطلاق |
The rule:القاعدة: late master data = a Go-Live delay of the same length. This is the biggest cause of ERP-implementation delays in the local market. The Sponsor authorises the SPoC and warehouse manager to meet the stated deadlines.تأخير البيانات الأساسية = تأخير للإطلاق بالمدة نفسها. هذا أكبر أسباب تأخر مشاريع الـERP في السوق المحلي. الراعي يفوّض نقطة التواصل ومدير المخازن بالالتزام بالمواعيد المعلنة.
What is not importedما لا يُستورَد
The full data history (quotations + several years of sales + accounting history) is not imported. The import covers master data only (catalog + partners + CoA + opening balances). This is standard Odoo practice: importing history is long and its value is very limited.التاريخ الكامل للبيانات (عروض الأسعار + مبيعات سنوات ماضية + السجل المحاسبي) لا يُستورَد. الاستيراد يغطي البيانات الأساسية فقط (الأصناف + العملاء والموردون + شجرة الحسابات + الأرصدة الافتتاحية). هذه ممارسة أودو القياسية: استيراد التاريخ طويل وقيمته محدودة جدًا.
03 · Sign-off gates03 · نقاط المصادقة
The formal sign-off pointsنقاط المصادقة الرسمية
Six formal sign-off points across the project. Each has a defined time, a defined signer and clear acceptance criteria.ست نقاط مصادقة رسمية عبر المشروع. لكلٍّ منها وقت محدد وموقِّع محدد ومعايير قبول واضحة.
Whenمتى
Gateالبوابة
Signerالموقِّع
Before W1قبل الأسبوع 1
Formal proposal acceptance and contracting. Start of the engagement.قبول العرض رسميًا والتعاقد. بداية الارتباط.
Sponsorالراعي
End of W1نهاية الأسبوع 1
Project Charterميثاق المشروع — accept scope, phases, responsibilities, Master Data templates.— اعتماد النطاق والمراحل والمسؤوليات وقوالب البيانات الأساسية.
SPoC + Sponsorنقطة التواصل + الراعي
End of W3نهاية الأسبوع 3
Cycle 1 validationمصادقة الدورة 1 — procurement + inventory + products + BOMs working.— المشتريات + المخزون + المنتجات + قوائم المواد تعمل.
SPoC + warehouse mgrنقطة التواصل + مدير المخازن
End of W4نهاية الأسبوع 4
Cycle 2 validationمصادقة الدورة 2 — POS + pricelists + split tender + multi-currency.— نقاط البيع + قوائم الأسعار + الدفع المجزّأ + تعدد العملات.
SPoC + cashiersنقطة التواصل + الكاشير
End of W5نهاية الأسبوع 5
Cycle 3 validationمصادقة الدورة 3 — CoA + analytic + P&L per branch + reports.— شجرة الحسابات + التحليلية + أرباح وخسائر لكل فرع + التقارير.
SPoC + accountant + Sponsorنقطة التواصل + المحاسب + الراعي
W6 — pre Go-Liveالأسبوع 6 — قبل الإطلاق
Balances sign-offمصادقة الأرصدة — trial balance + inventory + A/R + A/P approved (go/no-go).— اعتماد ميزان المراجعة + المخزون + ذمم العملاء + ذمم الموردين (قرار الإطلاق).
SPoC + accountantنقطة التواصل + المحاسب
W6 · Go-Live dayالأسبوع 6 · يوم الإطلاق
Go-Live acceptanceقبول الإطلاق ✓ — final acceptance. The project moves to the Helpdesk module.✓ — القبول النهائي. ينتقل المشروع إلى نظام الدعم.
Sponsorالراعي
The policy:السياسة: each sign-off must happen within 3 business days of the deliverables being handed over. A delay in signing = a direct delay in the timeline. No signature after 3 days counts as implicit acceptance (auto-acceptance).كل مصادقة تتم خلال 3 أيام عمل من تسليم المُخرجات. تأخير التوقيع = تأخير مباشر في الجدول. عدم التوقيع بعد 3 أيام يُعد قبولًا ضمنيًا.
04 · Dependencies04 · الالتزامات
Dependencies & risksالالتزامات والمخاطر
What the client must provide for the project to run on schedule, and the most important known risks.ما يجب أن يوفره العميل ليسير المشروع في موعده، وأهم المخاطر المعروفة.
Client dependenciesالتزامات العميل
| Dependencyالالتزام | Descriptionالوصف | Deadlineالموعد النهائي |
|---|
| Approved SPoCنقطة تواصل معتمدة | Decision-maker + available 3 days/week + legitimate to the teamصاحبة قرار + متاحة 3 أيام أسبوعيًا + مقبولة لدى الفريق | Before W1قبل الأسبوع 1 |
| Hardware + connectivityالأجهزة والاتصال | POS terminals, scanners, scales, branch internet, Odoo SH subscriptionأجهزة نقاط البيع، الماسحات، الموازين، إنترنت الفروع، اشتراك Odoo SH | Before W4قبل الأسبوع 4 |
| Master Data Group Aالبيانات الأساسية — المجموعة أ | Vendors + products + BOMs + locations + reordering + lotsالموردون + المنتجات + قوائم المواد + المواقع + إعادة الطلب + الدفعات | Before W3قبل الأسبوع 3 |
| Master Data Group Bالبيانات الأساسية — المجموعة ب | Customers + pricelists + employees + payment methods + currenciesالعملاء + قوائم الأسعار + الموظفون + طرق الدفع + العملات | Before W4قبل الأسبوع 4 |
| Master Data Group Cالبيانات الأساسية — المجموعة ج | Chart of Accounts + Analytic Plan + bank accountsشجرة الحسابات + الخطة التحليلية + الحسابات البنكية | Before W5قبل الأسبوع 5 |
| Opening balancesالأرصدة الافتتاحية | Trial balance + inventory + A/R + A/Pميزان المراجعة + المخزون + ذمم العملاء + ذمم الموردين | Before W6قبل الأسبوع 6 |
| Decisions in 48 hoursقرارات خلال 48 ساعة | Every decision for Tarabut resolved within 48 business hoursكل قرار يخص ترابط يُحسم خلال 48 ساعة عمل | Throughoutطوال المشروع |
Known risksالمخاطر المعروفة
| Riskالخطر | Impactالأثر | Mitigationالمعالجة |
|---|
| Weak or unavailable SPoCنقطة تواصل ضعيفة أو غير متاحة | The #1 cause of project failure. Every decision stalls in the gap between the delivery team and the client.السبب رقم 1 لفشل المشاريع. كل قرار يتعطل في الفجوة بين فريق التنفيذ والعميل. | Choose the SPoC before signing + agree their weekly time (3 days). The Sponsor backs them publicly.اختيار نقطة التواصل قبل التوقيع + الاتفاق على وقتها الأسبوعي (3 أيام). والراعي يدعمها علنًا. |
| Master-data delayتأخير البيانات الأساسية | Every week of delay = a Go-Live delay of the same length (Group A → Cycle 1).كل أسبوع تأخير = تأخير للإطلاق بالمدة نفسها (المجموعة أ ← الدورة 1). | Deliver the templates in W2 + weekly follow-up + escalate to the Sponsor after two days’ delay.تسليم القوالب في الأسبوع 2 + متابعة أسبوعية + التصعيد للراعي بعد يومين من التأخير. |
| Scope-creep requestsطلبات خارج النطاق | Extra customizations mid-project break the timeline and the scope.التخصيصات الإضافية في منتصف المشروع تكسر الجدول والنطاق. | A documented change-request process (3-day assessment) + a project parking lot for non-urgent features.آلية موثّقة لطلبات التغيير (تقييم خلال 3 أيام) + قائمة انتظار للمميزات غير العاجلة. |
What happens after Go-Liveماذا يحدث بعد الإطلاق
The project formally moves to the Helpdesk module. Every request enters as a ticket: Bugs — fixed within project scope. New features — need a fresh gap analysis, placed in the parking lot for periodic review. Hyper-care — the project manager is intensively available for a full week after Go-Live.ينتقل المشروع رسميًا إلى نظام الدعم. كل طلب يدخل كتذكرة: الأخطاء — تُصلح ضمن نطاق المشروع. المميزات الجديدة — تحتاج تحليل فجوات جديدًا وتوضع في قائمة الانتظار للمراجعة الدورية. المتابعة المكثّفة — مدير المشروع متاح بكثافة أسبوعًا كاملًا بعد الإطلاق.
ترابط