Overviewنظرة عامة
The work cycle in briefدورة العمل باختصار
Three stages that carry the company end to end — from the vendor to the customer hand.ثلاث مراحل تحمل الشركة من أولها إلى آخرها — من المورّد حتى يد العميل.
Warehouseالمخازن
From vendor to branchالمسار من المورّد إلى الفرع
- Two purchase paths: raw materials + companiesمساران للشراء: مواد خام + شركات
- Main warehouse · the storekeeper is responsibleمخزن رئيسي · أمين المخزن هو المسؤول
- Distribution to branches on demandالتوزيع على الفروع عند الطلب
Paper ledger · no signaturesدفتر ورقي · بدون توقيعات
Roastingالتحميص
Two separate stagesمرحلتان منفصلتان
- A · full-batch roast (CEO decision)أ · تحميص التشغيلة كاملة (قرار الرئيس التنفيذي)
- B · blending per branch orderب · الخلط حسب طلب الفرع
- 10 blends × 3 roast levels10 خلطات × 3 درجات تحميص
Verbal recipes · ~5% wasteوصفات شفهية · هدر ~5٪
Branchesالفروع
The customer touchpointنقطة التماس مع العميل
- Two branches: Al-Kawthar + Al-Madaresفرعان: الكوثر + المدارس
- POS by weight / cup / packنقاط بيع بالوزن / بالكوب / بالعبوة
- ~EGP 25k daily cash per branchنقدية يومية ~25 ألف جنيه لكل فرع
No accounting at allلا محاسبة على الإطلاق
The four areasالمحاور الأربعة
Warehouseالمخزن
Two purchase paths (raw materials + ready company products) plus distribution to branches. The storekeeper is responsible for all of it.مساران للشراء (مواد خام + منتجات شركات جاهزة) بالإضافة إلى التوزيع على الفروع. وأمين المخزن مسؤول عن كل ذلك.
Roastingالتحميص
Two stages: a full-batch roast (5% waste) then blending per branch order.مرحلتان: تحميص التشغيلة كاملة (هدر 5٪) ثم خلط الخلطات حسب طلب الفرع.
Branch operationsعمليات الفروع
Retail POS only, plus nut roasting, two cashier shifts, and manual cash collection.نقاط البيع في التجزئة فقط، بالإضافة إلى تحميص المكسرات، ورديتان للكاشير، وتحصيل نقدي يدوي.
Pain pointsنقاط الألم
Four operational problems. The first and biggest: there is no accounting at all — raised by the CEO himself.أربع مشكلات تشغيلية. أولاها وأكبرها: لا توجد محاسبة على الإطلاق — ذكرها الرئيس التنفيذي بنفسه.
The core point — stated by the CEO explicitly: «there is no accounting at all.» This is the owner number-one priority and must sit at the heart of the solution: P&L statements, per-branch profitability, and reconciliations and journal entries.النقطة الجوهرية — قالها الرئيس التنفيذي صراحةً: «لا توجد محاسبة على الإطلاق.» هذه أولوية المالك رقم واحد، ويجب أن تكون في قلب الحل: قوائم الأرباح والخسائر، وربحية كل فرع، والتسويات والقيود المحاسبية.
01 · Warehouse01 · المخزن
Purchasing & distributionالشراء والتوزيع
Owner: the storekeeper. Two inbound paths plus distribution to branches.المسؤول: أمين المخزن. مساران للوارد بالإضافة إلى التوزيع على الفروع.
Purchasing — two pathsالشراء — مساران
A raw-materials path that starts from a shortage the storekeeper notices, and a ready-company-products path that comes straight from the sales rep.مسار مواد خام يبدأ من نقص يلاحظه أمين المخزن، ومسار شركات جاهزة يأتي من مندوب المبيعات مباشرةً.
Path A — raw materials (nuts, seeds, peanuts, salt, flavorings)المسار أ — مواد خام (مكسرات، بذور، سوداني، ملح، منكّهات)
1Trigger — the storekeeper notices a shortageالمُحفِّز — أمين المخزن يلاحظ نقصًا
Knowledge is verbal — he simply remembers that «cashews dropped below 20 kg», for example.المعرفة شفهية — يتذكّر ببساطة أن «الكاجو نزل تحت 20 كجم» مثلًا.
2Reporting — he tells the CEO on WhatsApp / by phoneالإبلاغ — يخبر الرئيس التنفيذي على واتساب / بالهاتف
3Decision — the CEO calls the vendor and approves the quantityالقرار — الرئيس التنفيذي يكلّم المورّد ويعتمد الكمية
4Supply — the vendor delivers to the main warehouseالتوريد — المورّد يسلّم إلى المخزن الرئيسي
5Receiving — the storekeeper receives the goodsالاستلام — أمين المخزن يستلم البضاعة
Logged in a paper ledger only — no signature, no copy for the accountant.يُسجَّل في دفتر ورقي فقط — بدون توقيع، وبدون نسخة للمحاسب. No audit trail at all · 100% paper.بلا أي أثر تدقيق · ورق 100٪.
Vendors: several — the full list awaits the CEO.الموردون: عدّة موردين — القائمة الكاملة بانتظار الرئيس التنفيذي.
Path B — ready company products (chocolate, biscuits, soft drinks, …)المسار ب — منتجات شركات جاهزة (شوكولاتة، بسكويت، مشروبات غازية، …)
1Appointment — the company rep comes by appointmentالموعد — مندوب الشركة يأتي بموعد
2Normal case — delivers to the storekeeper at the warehouse directlyالحالة الطبيعية — يسلّم لأمين المخزن في المخزن مباشرةً
3Exception — the rep arrives early and the storekeeper is not thereالحالة الاستثنائية — المندوب يصل مبكرًا وأمين المخزن غير موجود
A branch receives temporarily at the warehouse entrance; when the storekeeper arrives he logs and distributes it.يستلم أحد الفروع مؤقتًا عند مدخل المخزن؛ وعند وصول أمين المخزن يسجّلها ويوزّعها. The invoice is not captured immediately.لا يتم التقاط الفاتورة فورًا.
4Distribution — sent to branches on demandالتوزيع — يُرسَل إلى الفروع عند الطلب
Distribution to branchesالتوزيع على الفروع
The branch orders from the warehouse. Delivery depends on the branch location — with no signatures or formal documents.الفرع يطلب من المخزن. والتسليم يعتمد على موقع الفرع — بدون توقيعات أو مستندات رسمية.
1Trigger — the branch orders from the warehouseالمُحفِّز — الفرع يطلب من المخزن
By phone or verbally — with no order document.بالهاتف أو شفهيًا — بدون مستند طلب.
Branch 1 — Al-Madares (next to the warehouse)الفرع 1 — المدارس (بجوار المخزن)
The storekeeper delivers it himself — a short distance, straight to the branch.أمين المخزن يسلّمها بنفسه — مسافة قصيرة، مباشرة إلى الفرع.
Record:السجل: Written in the ledger — with no signature from the branch.يُكتب في الدفتر — بدون توقيع من الفرع.
Branch 2 — Al-Kawthar (far)الفرع 2 — الكوثر (بعيد)
Carried with the driver — he takes the goods and delivers them to the branch.تُنقَل مع السائق — يأخذ البضاعة ويسلّمها إلى الفرع.
Record:السجل: No signatures, no documents —بدون توقيعات، وبدون مستندات — no audit trail at all.بلا أي أثر تدقيق.
02 · Roasting02 · التحميص
Two separate stagesمرحلتان منفصلتان
The full batch is roasted at the warehouse; blending happens on branch demand, so blended coffee does not sit and absorb moisture.تُحمَّص التشغيلة كاملة في المخزن؛ ويتم الخلط عند الطلب من الفروع، حتى لا يبقى البن المخلوط ويمتصّ الرطوبة.
Stage A — roasting (full batch at the warehouse)المرحلة أ — التحميص (التشغيلة كاملة في المخزن)
1Trigger — the CEO calls in the operator to roastالمُحفِّز — الرئيس التنفيذي يستدعي الصنايعي للتحميص
The CEO decides this when he sees green coffee that needs roasting.يقرّر الرئيس التنفيذي ذلك عندما يرى بنًّا أخضر يحتاج إلى تحميص.
2Roasting — the operator roasts the full batchالتحميص — الصنايعي يحمّص التشغيلة كاملة
He roasts all the green coffee the CEO decided on — not small amounts per blend.يحمّص كل البن الأخضر الذي قرّره الرئيس التنفيذي — وليس كميات صغيرة لكل خلطة.
3Output — roasted coffee at the warehouse (not yet blended)الناتج — بنّ محمّص في المخزن (لم يُخلَط بعد)
Green coffee loses ~5% of its weight in roasting. The result: roasted coffee ready to blend.يفقد البن الأخضر ~5٪ من وزنه في التحميص. النتيجة: بنّ محمّص جاهز للخلط. ~5% waste.هدر ~5٪.
Stage B — blending (on demand)المرحلة ب — الخلط (عند الطلب)
1Order — the branch requests a specific blendالطلب — الفرع يطلب خلطة محددة
Example: «we want 10 kg Super + 5 kg Tanseema».مثال: «عايزين 10 كجم سوبر + 5 كجم تنسيمة».
2Blending — the storekeeper blends it himself, immediatelyالخلط — أمين المخزن يخلطها بنفسه، فورًا
He takes from the roasted coffee and makes the requested blend at the known ratios.يأخذ من البن المحمّص ويعمل الخلطة المطلوبة بالنسب المعروفة.
3Delivery — handed to the branch immediatelyالتسليم — تُسلَّم إلى الفرع فورًا
The reason: blended coffee is not stored at the branch — if it sits it absorbs moisture and quality drops.السبب: لا يُخزَّن بنّ مخلوط في الفرع — إذا بقي يمتصّ الرطوبة وتقلّ جودته. Moisture-sensitive.حسّاس للرطوبة.
Final output:الناتج النهائي: 10 blends × 3 roast levels = 30 final coffee items. The actual recipe for each blend (the seven raw-material ratios) → in a table coming from the CEO.10 خلطات × 3 درجات تحميص = 30 صنف بنّ نهائي. الوصفة الفعلية لكل خلطة (نسب المواد الخام السبع) → في جدول قادم من الرئيس التنفيذي.
03 · Branch operations03 · عمليات الفروع
The branch floorأرض الفرع
Each branch runs a POS, on-site nut roasting, and daily cash managed by hand.كل فرع يشغّل نقطة بيع، وتحميص مكسرات في الموقع، ونقدية يومية تُدار يدويًا.
POS — B2C retailنقاط البيع — تجزئة B2C
By weight (nuts, seeds, coffee), by cup (tea, coffee), and by pack (chocolate, biscuits).بالوزن (مكسرات، بذور، بنّ)، وبالكوب (شاي، قهوة)، وبالعبوة (شوكولاتة، بسكويت).
Path-B roastingتحميص المسار ب
Roasting nuts and seeds at the branch. Consumables are untracked.تحميص المكسرات والبذور في الفرع. المستهلكات غير متتبَّعة.
Expensesالمصروفات
The cashier logs expenses from the POS only — with no accounting behind it.الكاشير يسجّل المصروفات من نقطة البيع فقط — بدون أي محاسبة خلفها.
Foreign currenciesالعملات الأجنبية
The cashier takes dollars and euros and converts them to pounds on the spot — and the books keep no trace of the original currency.الكاشير يأخذ الدولار واليورو ويحوّلها إلى جنيه في الحال — والدفاتر لا تحتفظ بأي أثر للعملة الأصلية.
The daily cash cycle (per branch)دورة النقد اليومية (لكل فرع)
10 AM10 ص
Shift Aالوردية أ
Takes the drawer with a 100-pound float.تأخذ الدرج برأس مال 100 جنيه.
6 PM6 م
Shift Bالوردية ب
Takes the drawer with the 100-pound float handed over by Shift A.تأخذ الدرج برأس المال 100 جنيه المُسلَّم من الوردية أ.
2 AM2 ص
End of each shiftنهاية كل وردية
The cashier hands the cash to the CEO; the drawer keeps 100 pounds for the next shift.الكاشير يسلّم المال إلى الرئيس التنفيذي؛ ويبقى الدرج 100 جنيه للوردية التالية. Daily total ~EGP 25,000.الإجمالي اليومي ~25,000 جنيه.
04 · Pain points04 · نقاط الألم
Ordered by priorityمرتّبة حسب الأولوية
Four real operational problems. The first was raised by the CEO himself.أربع مشكلات تشغيلية حقيقية. أولاها ذكرها الرئيس التنفيذي بنفسه.
#1 · Critical#1 · حرجة
No accounting at allلا توجد محاسبة على الإطلاق
- No P&L statementsلا قوائم أرباح وخسائر
- No visibility into per-branch profitabilityلا رؤية لربحية كل فرع
- No expense trackingلا تتبّع للمصروفات
- No bank reconciliationsلا تسويات بنكية
- No organized journal entriesلا قيود محاسبية منظّمة
★ Raised by the CEO explicitly — this is the owner number-1 priority, and must be the star of the show in the target state.★ ذكرها الرئيس التنفيذي صراحةً — هذه أولوية المالك رقم 1. ويجب أن تكون نجمة العرض في الوضع المستهدف.
#2 · High#2 · عاليةThe warehouse is all paperالمخزن كله ورق
- No inventory systemلا نظام مخزون
- No signatures on transfersلا توقيعات على التحويلات
- No audit trailلا أثر تدقيق
#3 · Medium#3 · متوسطةThe current POS keeps crashingنقطة البيع الحالية تتعطّل
- Needs a restart mid-shiftتحتاج إعادة تشغيل في منتصف الوردية
- Stock does not match salesالمخزون لا يطابق المبيعات
#4 · Low#4 · منخفضةMin/max is informalالحد الأدنى/الأقصى غير رسمي
- The storekeeper remembers the thresholdsأمين المخزن يتذكّر الحدود
- No formal alertsلا تنبيهات رسمية
05 · Next steps05 · الخطوات التالية
Tomorrow's meeting — gathering requestsاجتماع الغد — جمع الطلبات
2026-05-20 · a 30-minute session with the roastery team. The goal: hear each person in their own words.2026-05-20 · جلسة مدّتها 30 دقيقة مع فريق محمصة البن. الهدف: سماع كل شخص بكلماته.
Meeting agenda — just two questions per personأجندة الاجتماع — سؤالان فقط لكل شخص
1. What do you want? · 2. Why do you want it?
From these answers we build the target state. We ask no technical questions and propose no solutions now.1. ماذا تريد؟ · 2. لماذا تريده؟
من هذه الإجابات نبني الوضع المستهدف. لا نطرح أسئلة تقنية ولا نقترح حلولًا الآن.
Who we listen toمن نستمع إليهم
The CEO — the ownerالرئيس التنفيذي — المالك
What is his biggest pain point?ما أكبر نقطة ألم لديه؟
The storekeeperأمين المخزن
What wastes his time?ما الذي يضيّع وقته؟
Sayed Omar — Al-Madares managerسيد عمر — مدير المدارس
What is missing at the branch?ما الناقص في الفرع؟
Al-Kawthar managerمدير الكوثر
Same question — what would he improve?نفس السؤال — ما الذي يحسّنه؟
The cashier (per branch)الكاشير (لكل فرع)
Daily POS problemsمشاكل نقطة البيع اليومية
The new accountant (once he starts)المحاسب الجديد (بمجرد أن يبدأ)
Accounting needsالاحتياجات المحاسبية
Tables awaiting the CEOجداول بانتظار الرئيس التنفيذي
- The ten blend recipes (each blend ratios from the seven raw materials)وصفات الخلطات العشر (نسب كل خلطة من المواد الخام السبع)
- The actual names of the seven raw materialsالأسماء الفعلية للمواد الخام السبع
- Min/max for each itemالحد الأدنى/الأقصى لكل صنف
- The actual vendor listقائمة الموردين الفعليين
Master-data templates (filled before launch)قوالب البيانات الرئيسية (تُملأ قبل الإطلاق)
- Customersالعملاء
- Vendorsالموردون
- Products — raw materialsالمنتجات — مواد خام
- Products — finishedالمنتجات — نهائية
- BOMs / recipesقوائم المواد / الوصفات
- Pricing rulesقواعد التسعير
- Opening trial balanceميزان المراجعة الافتتاحي
- Opening stockالمخزون الافتتاحي
- Customer receivablesذمم العملاء المدينة
- Vendor payablesذمم الموردين الدائنة
- Bank accountsالحسابات البنكية
- User listقائمة المستخدمين
ترابط