The target operating modelنموذج التشغيل المستهدف
The future operating model on Odoo — built on 13 requests gathered from the team in session two. Four process lines, 24 work stations, and two critical interchanges.نموذج التشغيل المستقبلي على أودو — مبنيّ على 13 طلبًا جُمعت من الفريق في الجلسة الثانية. أربعة خطوط عمليات، و24 محطة عمل، ونقطتا تقاطع حرجتان.
This is a sample document showing how we design target operations for a client — names and figures are for illustration only.هذا مستند نموذجي يوضّح كيف نصمّم العمليات المستهدفة للعميل — الأسماء والأرقام لأغراض العرض فقط.
How the roastery will run after Phase 1كيف ستعمل محمصة البن بعد المرحلة الأولى
The future operating model on Odoo — built on 13 requests we gathered from the team in session two. Four process lines, 24 work stations, and two critical interchanges.نموذج التشغيل المستقبلي على أودو — مبنيّ على 13 طلبًا جمعناها من الفريق في الجلسة الثانية. أربعة خطوط عمليات، و24 محطة عمل، ونقطتا تقاطع حرجتان.
شبكة العمليات المستهدفةTarget operating map
أربعة خطوط تشتغل بالتوازي على أودو، وكل خط ينتهي بوعدٍ واضح. المحطات المُعلَّمة بـ⊕ نقاط تقاطع تتشارك فيها المعاملة بين خطّين.Four lines run in parallel on Odoo, each ending in a clear promise. Stops marked ⊕ are interchanges where a transaction is shared between two lines.
⊕ = محطة تقاطع بين خطّين.⊕ = interchange shared by two lines.
The four process linesخطوط العمليات الأربعة
Procurementالمشتريات
From reorder planning to bank reconciliation.من تخطيط إعادة الطلب حتى مطابقة البنك.
Roast & blendالتحميص والخلط
From lot- and expiry-tracked raw stock to a signed branch transfer.من الخام بدفعة وصلاحية حتى تحويل موقّع للفروع.
Salesالمبيعات
From the customer (four types) to the daily close.من العميل (أربعة أنواع) حتى الإقفال اليومي.
Accountingالمحاسبة
From the chart of accounts to per-branch P&L.من شجرة الحسابات حتى أرباح وخسائر كل فرع.
Paper is gone, WhatsApp purchasing is gone, the dead POS is gone, and untracked cash is gone. Every step that used to be «verbal» or «remembered» now lives in the system — fully traceable and tied to an automatic journal entry.الورق راح، والشراء على واتساب راح، ونقطة البيع العاطلة راحت، والكاش بلا تدقيق راح. كل عملية كانت «شفهي» أو «في الراس» بقت في النظام، بأثرٍ كامل، وموصولة بقيدٍ محاسبيٍّ تلقائي.
Start with any line from the tabs above — recommended order: Procurement → Roasting → Sales → Accounting.ابدأ بأي خط من التبويبات فوق — الترتيب الموصى به: المشتريات ← التحميص ← المبيعات ← المحاسبة.
AS-IS mapخريطة الوضع الحاليProcurement — from planning to paymentالمشتريات — من التخطيط حتى الدفع
The new purchasing flow on Odoo. The catalog replaces WhatsApp, the vendor bill comes out of the PO automatically, and the bank payment is matched to the statement directly.التدفّق الجديد للمشتريات على أودو. الكتالوج يحلّ محل واتساب، وفاتورة المورد تطلع من أمر الشراء تلقائيًا، والدفعة البنكية تُطابَق مع كشف البنك مباشرةً.
Stations (7)المحطات (7)
Each station is a step in the workflow, with the Odoo module that runs it.كل محطة خطوة في تدفّق العمل، ومعها وحدة أودو التي تُديرها.
From today to targetمن الوضع الحالي إلى المستهدف
| Today — how it wasالوضع الحالي — كان كده | Target — how it will beالمستهدف — هيبقى كده |
|---|---|
| WhatsApp/phone for every order · no catalogواتساب/تليفون لكل طلب · مفيش كتالوج | PO with catalog + min/max + replenishment viewأمر شراء بكتالوج + حد أدنى/أقصى + شاشة إعادة تزويد |
| Excel bills uploaded by hand · error-proneفواتير إكسل ترفع يدويًا · فيها أخطاء | Vendor bill generated from the PO automatically · no entry errorsفاتورة المورد تطلع من أمر الشراء تلقائيًا · بلا أخطاء إدخال |
| Bank payment never reaches the vendor account · unclear debtsدفعة البنك ما تروحش لحساب المورد · مديونيات مش واضحة | Bank reconciliation → vendor account closes automatically · live debt-aging reportمطابقة بنكية ← حساب المورد يُقفل تلقائيًا · تقرير أعمار ديون لحظي |
| Stock expires in the warehouse unnoticedالصلاحية تنتهي في المخزن ومحدش واخد باله | Lot + expiry on every receipt · alerts before expiryدفعة + صلاحية على كل استلام · تنبيهات قبل الانتهاء |
Odoo modulesوحدات أودو
Outcome:الناتج: A live vendor ledger, every payment tied to a bill, and a daily debt-aging report. The owner opens any vendor and sees exactly what is owed — without opening Excel.حساب مورد لحظي، وكل دفعة موصولة بفاتورة، وتقرير أعمار ديون يومي. المالك يفتح أي مورد ويشوف عليه كام بالظبط، من غير ما يفتح إكسل.
Roast & Blend — lots and first-expiry-first-outالتحميص والخلط — دفعات وسحب بالأقدم صلاحية
The two stages stay as today (full roast, then blend on demand), but now with lot tracking, expiry dates, and stock that decrements automatically. The dynamic BOM lets 10 blends × 3 levels be managed as 30 products from one template.المرحلتان كما في الوضع الحالي (تحميص كامل ثم خلط حسب الطلب)، لكن الآن بتتبّع دفعات وتاريخ صلاحية ومخزون ينقص تلقائيًا. قائمة المواد الديناميكية تجعل 10 خلطات × 3 درجات تُدار كـ30 منتجًا من قالب واحد.
Stations (4)المحطات (4)
From the vendor sack to the branch shelf — every step documented in the system.من شوال المورد إلى رفّ الفرع — كل خطوة موثّقة في النظام.
Branch flavored productsمنتجات الفرع المنكّهة
Separate path · seeds & nutsمسار منفصل · اللب والمكسراتA path independent of the coffee journey. Roasting and seasoning nuts and seeds at the branch becomes Kit-type BOM products: «10 kg salted seeds» = 10 kg seeds + 2 kg salt · «curry peanuts» = peanuts + curry. Selling on the POS deducts the components automatically from branch stock — so salt and food consumption is tracked with every sale, after being completely untracked.مسار مستقلّ عن رحلة البن. تحميص وتتبيل المكسرات واللب على الفرع يتحوّل لمنتجات بقائمة مواد من نوع Kit: «لب مملّح 10 كيلو» = 10 كيلو لب + 2 كيلو ملح · «سوداني بالكاري» = سوداني + كاري. البيع على نقطة البيع يخصم المكوّنات تلقائيًا من مخزون الفرع — فاستهلاك الملح والأطعمة يتتبّع مع كل بيعة، بعد ما كان غير متتبَّع خالص.
First-Expiry-First-Out — السحب بالأقدم صلاحية — FEFO
Automatic pull rule:قاعدة السحب التلقائي: When a branch requests 5 kg of coffee, the system pulls the lot closest to expiry first. This keeps near-expiry stock from reaching branches and naturally moves old before new.لما الفرع يطلب 5 كيلو بن، النظام يسحب الدفعة الأقرب لانتهاء الصلاحية أولًا. هذا يمنع وصول بضاعة على وشك الانتهاء للفرع، ويُخرج القديم قبل الجديد طبيعيًا.
From today to targetمن الوضع الحالي إلى المستهدف
| Today — how it wasالوضع الحالي — كان كده | Target — how it will beالمستهدف — هيبقى كده |
|---|---|
| Verbal recipes · 5% waste uncosted · 10 blends kept in memoryوصفات شفهية · فاقد 5% غير محسوب · 10 توليفات في الراس | Dynamic BOM for 30 items · waste costed in · recipes documentedقائمة مواد ديناميكية لـ30 صنفًا · الفاقد محسوب في التكلفة · الوصفات موثّقة |
| Stock expires in the warehouse — no alertالصلاحية تنتهي في المخزن — مفيش تنبيه | Lot + expiry · alert N days before expiry · automatic FEFO pullدفعة + صلاحية · تنبيه قبل الانتهاء بعدد أيام · سحب بالأقدم تلقائي |
| Branch transfer without signature — zero auditتحويل للفرع بلا توقيع — صفر تدقيق | Print + signature (P1) then barcode app (P3) · full audit trailطباعة + توقيع (م1) ثم تطبيق باركود (م3) · أثر تدقيق كامل |
| Roasting seeds/nuts at the branch — salt and food untrackedتحميص اللب/المكسرات على الفرع — الملح والأطعمة غير متتبَّعة | Flavored product = Kit BOM (seeds + salt/food) · sale deducts components automatically from branch stockالمنتج المنكّه = قائمة مواد Kit (لب + ملح/أطعمة) · البيع يخصم المكوّنات تلقائيًا من مخزون الفرع |
Odoo modulesوحدات أودو
Outcome:الناتج: Fresh stock for branches, zero expiry loss, accurate cost per blend (including waste), and an audit trail for every transfer.بضاعة طازجة للفروع، وصفر خسائر صلاحية، وتكلفة دقيقة لكل خلطة (شاملة الفاقد)، وأثر تدقيق لكل تحويل.
Sales — from customer to collectionالمبيعات — من العميل حتى التحصيل
Four customer types (walk-in, company, delivery app such as 8Order, and employee) all share one flow but with a different pricelist. Split tender solves the «part cash, part credit» problem, and the refund button solves the complex-returns problem.أربعة أنواع عملاء (زائر، شركة، تطبيق توصيل مثل 8Order، وموظف) كلهم على نفس التدفّق لكن بقائمة أسعار مختلفة. الدفع المقسّم يحلّ معضلة «جزء كاش وجزء آجل»، وزر المرتجع يحلّ معضلة الإرجاع المعقّد.
Stations (7)المحطات (7)
One channel and one stock — from opening the order to closing the drawer.قناة واحدة ومخزون واحد — من فتح الطلب حتى إقفال الدرج.
Foreign currencies — العملات الأجنبية — Multi-currency
Dollar and euro:الدولار واليورو: the POS accepts them as a payment method. The rate comes from the central bank (or manual with manager rights). The currency gain/loss posts automatically to a separate account. No more «convert instantly without tracking» from today.نقطة البيع تقبلهما كوسيلة دفع. سعر الصرف من البنك المركزي (أو يدوي بصلاحية مدير). فرق العملة (ربح/خسارة) يُرحَّل تلقائيًا على حساب منفصل. خلاص «نحوّل فورًا بدون تتبّع» بتاعة الوضع الحالي.
From today to targetمن الوضع الحالي إلى المستهدف
| Today — how it wasالوضع الحالي — كان كده | Target — how it will beالمستهدف — هيبقى كده |
|---|---|
| Old POS crashes mid-shift · stock does not reconcileنقطة بيع قديمة بتقع وسط الشيفت · المخزون مش بيتطابق | Reliable POS · real-time sync · cash-drawer reconciliationنقطة بيع موثوقة · تزامن فوري · مطابقة درج الكاش |
| Company orders: we do not know cash vs creditطلبات الشركات: مش عارفين كاش ولا آجل | Split tender + a pricelist per company + cost-center tagدفع مقسّم + قائمة أسعار لكل شركة + وسم مركز تكلفة |
| Refund is a hard, complex processالمرتجع عملية صعبة ومعقّدة | One refund button · copy with negative quantity · partial, full, and exchangeزر مرتجع واحد · نسخ بكمية سالبة · جزئي وكامل وبدل |
| Foreign currency converted instantly with no trackingالعملة الأجنبية تتحوّل فورًا بلا تتبّع | Multi-currency ledger · central-bank rate · currency difference trackedدفتر متعدّد العملات · سعر صرف من البنك المركزي · فرق العملة متتبَّع |
Odoo modulesوحدات أودو
Outcome:الناتج: Every pound recorded, every customer visible, a daily drawer audit, and receivables aging per customer.كل جنيه مُسجَّل، وكل عميل مرئي، وتدقيق يومي للدرج، وأعمار ذمم لكل عميل.
Accounting — from entry to reportالمحاسبة — من القيد حتى التقرير
This is where every transaction journey ends. Any move in Procurement, Roasting, or Sales generates a journal entry automatically. The owner opens per-branch P&L and sees live numbers — instead of the «no accounting» of today.هنا تنتهي رحلة كل معاملة. أي حركة في المشتريات أو التحميص أو المبيعات يطلع لها قيد محاسبي تلقائي. المالك يفتح أرباح وخسائر كل فرع ويشوف أرقامًا لحظية — بدل «مفيش حسابات» بتاعة الوضع الحالي.
Stations (7)المحطات (7)
A ready chart of accounts, a cost center per branch, and entries that post themselves.شجرة حسابات جاهزة، ومركز تكلفة لكل فرع، وقيود تُرحَّل وحدها.
From today to targetمن الوضع الحالي إلى المستهدف
| Today — how it wasالوضع الحالي — كان كده | Target — how it will beالمستهدف — هيبقى كده |
|---|---|
| «No accounting at all» · zero P&L · zero reconciliations«مفيش حسابات أساسًا» · صفر أرباح وخسائر · صفر تسويات | Per-branch P&L · daily and monthly · weekly bank reconciliationsأرباح وخسائر لكل فرع · يومي وشهري · تسويات بنكية أسبوعية |
| Expenses with no structure · no visibility into profitabilityالمصروفات بلا هيكل · مفيش رؤية للربحية | Organized chart of accounts + a cost center per branch × function · clear profitabilityشجرة حسابات منظّمة + مركز تكلفة لكل فرع × وظيفة · ربحية واضحة |
| Stock expires with no norm · no turnover trackingالصلاحية تنتهي بلا عُرف · مفيش متابعة دوران | Stock aging + turnover rate + expiry alertsأعمار مخزون + معدل دوران + تنبيهات صلاحية |
Odoo modulesوحدات أودو
Outcome:الناتج: Numbers the owner trusts — real, live, detailed per branch. This directly answers owner priority #1 in the AS-IS document: «there is no accounting at all» — resolved in Phase 1, not after.أرقام يثق بها المالك — حقيقية، لحظية، مفصّلة لكل فرع. هذا يُجيب مباشرةً على أولوية المالك رقم 1 في مستند الوضع الحالي: «لا توجد محاسبة على الإطلاق» — تنتهي في المرحلة الأولى، لا بعدها.
The requests — and where each lands in the modelالطلبات — وأين يقع كلٌّ منها في النموذج
Gathered directly in session two (2026-05-20) with just two questions per person: what do you want, and why? Each request is linked to a station in the model.جُمعت مباشرةً في الجلسة الثانية (2026-05-20) بسؤالين فقط لكل شخص: ماذا تريد؟ ولماذا تريده؟ كل طلب مربوط بمحطة في النموذج.
| Refالرمز | Whoمَن | Requestالطلب | Odoo solutionالحل على أودو | Whereالموضع |
|---|---|---|---|---|
| H1 | Hammadحماد Cashierكاشير | After any invoice I want to refund, exchange, do a partial, or print. Refund today is a hard, complex process.بعد أي فاتورة عاوز إمكانية مرتجع أو بدل أو جزئي أو طباعة. المرتجع حاليًا عملية صعبة ومعقّدة. | Standard POS — the refund button copies with a negative quantity. Exchange is the same idea. Partial by selecting specific lines. Printing is automatic on every closed invoice.نقطة بيع قياسية — زر المرتجع ينسخ بكمية سالبة. البدل نفس الفكرة. الجزئي باختيار سطور محددة. الطباعة تلقائية على كل فاتورة مقفولة. | L3L3 |
| O1 | Omarعمر Operationsمدير عمليات | Company and 8Order orders — part cash and part credit at month-end, and we do not know whether to book them credit or cash.أوردرات شركات و8Order — منها جزء نقدي وجزء آجل آخر الشهر، ومش عارفين ندخّلها آجل ولا كاش. | Split tender on the invoice. Cash is paid immediately, credit stays open on receivables and is collected monthly by statement. + a pricelist per company + automatic cost-center tag.دفع مقسّم على الفاتورة. الكاش يُدفع فورًا، والآجل يبقى مفتوحًا على الذمم، ويُحصَّل شهريًا بكشف حساب. + قائمة أسعار لكل شركة + وسم مركز تكلفة تلقائي. | L3L3 |
| O2 | ↑ | I want to capture delivery orders (phone + a delivery office with a courier).عاوز أحصر طلبات الديليفري (تليفون + مكتب توصيل بمندوب). | The delivery office = a partner. Cash = POS sale + cash move. Credit = invoice + ledger account + monthly settlement. Courier name on the order as a cost center.مكتب التوصيل = شريك. الكاش = بيع نقطة بيع + حركة كاش. الآجل = فاتورة + حساب أستاذ + تسوية شهرية. اسم المندوب على الطلب كمركز تكلفة. | L3L3 |
| O3 | ↑ | Staff get one free tea/coffee a day, extras at a 25% discount.العاملون مسموح لهم شاي وقهوة واحد باليوم مجاني، والزيادة بسعر مخفّض 25%. | A hospitality product on the POS (the cashier comps the first cup) + a staff pricelist at −25% on the rest. Cleaner than a loyalty rule.منتج ضيافة في نقطة البيع (الكاشير يُمجّن أول كوب) + قائمة أسعار للعاملين بـ−25% على الباقي. أنظف من قاعدة الولاء. | L3L3 |
| O4 | ↑ | Vendor debts are unclear, and when we make a bank deposit it does not reach the vendor account.مديونيات التجار مش واضحة، ولما نعمل إيداع بنك ما يروحش لحساب المورد. | Standard purchase cycle: PO → receipt → vendor bill → payment → bank reconciliation → live vendor account.دورة شراء قياسية: أمر شراء ← استلام ← فاتورة مورد ← دفعة ← مطابقة بنكية ← حساب المورد لحظي. | L1L1 |
| A1 | Aliعلي Purchasingمشتريات | Company bills from a vendor — no catalog to choose from, we upload big bills in Excel.فاتورة شركات من مورد — مفيش كتالوج نختار منه، بنرفع فواتير كبيرة بإكسل. | Product → Purchase tab → vendor + price + minimum quantity. The PO catalog filters per vendor and fills prices automatically.المنتج ← تبويب الشراء ← مورد + سعر + حد أدنى للكمية. كتالوج أمر الشراء يُرشّح لكل مورد ويملأ الأسعار تلقائيًا. | L1L1 |
| A2 | ↑ | We want offers and discounts in the system without touching the base price.عاوزين العروض والخصومات على السيستم من غير ما نلعب في السعر الأساسي. | Pricelist + promotion rules. + coupons if codes. + loyalty if points. The base price never changes.قائمة أسعار + قواعد عروض. + كوبونات لو أكواد. + ولاء لو نقاط. السعر الأساسي ما يتغيّرش. | L3L3 |
| A3 | ↑ | We want to link the fingerprint device and manage leave — today it is manual from the attendance sheet.عاوزين نربط البصمة وندير الإجازات — حاليًا شغل يدوي من شيت البصمة. | Standard in the HR, Time-off and Attendance modules + the fingerprint device — out of scope (paid separately later).قياسي في وحدات الموارد البشرية والإجازات والحضور + جهاز البصمة — خارج النطاق (مدفوع بشكل مستقل لاحقًا). | Out of scopeخارج النطاق |
| Z1 | Ziadزياد Finance / Stockتحليل مالي / مخزون | Link expenses and revenue to cost centers.ربط المصروفات والإيرادات بمراكز تكلفة. | Analytic accounting: the plan = branch only. Consumable expenses on the branch, general ones allocated by finance ratios. Per-branch P&L.محاسبة تحليلية: الخطة = الفرع فقط. مصروفات استهلاكية على الفرع، وعمومية تُوزَّع بنسب من المالية. أرباح وخسائر لكل فرع. | L4L4 |
| Z2 | ↑ | Inventory turnover rate.معدل دوران المخزون. | Stock valuation + move history → pivot: cost of sales ÷ average inventory. + built-in ABC analysis.تقييم المخزون + سجل الحركة ← جدول محوري: تكلفة المبيعات ÷ متوسط المخزون. + تحليل ABC مدمج. | L4L4 |
| Z3 | ↑ | A mechanism for expiry dates — stock expires in the warehouse and we do not know.آلية لتواريخ الصلاحية — الصلاحية بتنتهي في المخزن واحنا مش عارفين. | Lots + expiry on products that have one (company products and meals, not the coffee itself). Alert N days before expiry. Automatic FEFO pull.دفعات + صلاحية على المنتجات التي لها صلاحية (منتجات الشركات والوجبات، مش البن نفسه). تنبيه قبل الانتهاء بعدد أيام. سحب بالأقدم تلقائي. | L2L2 |
| Z4 | ↑ | AI that tells us what needs a discount (expiry/turnover) and what to buy and how much.ذكاء صناعي يقولنا إيه محتاج خصم (صلاحية/دوران) وإيه محتاج شراء وكميته. | Replenishment view + reordering rules → Odoo proposes the purchase. Built-in AI is available later on a separate subscription (GPT/Gemini).شاشة إعادة التزويد + قواعد إعادة الطلب ← أودو يقترح الشراء. الذكاء الاصطناعي المُدمج متاح لاحقًا باشتراك منفصل (GPT/Gemini). | L1L1 |
| HS1 | Hassanحسن Warehouseمخزن | I want to transfer goods from the warehouse to branches — there is no transfer at all, and if I log it, nothing decreases or increases.عاوز أحوّل بضاعة من المخزن للفروع — مفيش تحويل أصلًا، ولو سجّلته لا بينقص ولا بيزيد. | Basic internal transfer. Source decreases on confirmation, destination increases on receipt. Signature: print (P1) then e-sign / mobile barcode (P3).تحويل داخلي أساسي. المخزن المصدر ينقص عند التأكيد، والوجهة تزيد عند الاستلام. توقيع: طباعة (م1) ثم توقيع إلكتروني/باركود جوال (م3). | L2L2 |
| M1 | Ownerالمالك #1#1 | Expenses are departments, consumables, and core costs — I cannot see which expenses lose or make money. There is no expense structure.المصروفات أقسام ومستهلكات ومصاريف أساسية — مش شايف المصاريف بتخسّرنا ولا بتدّينا. مفيش هيكل مصروفات. | Organized chart of accounts (revenue / COGS / opex) + analytic by branch → per-branch P&L, live, daily, monthly. The owner opens it daily.شجرة حسابات منظّمة (إيرادات / تكلفة مبيعات / مصروفات تشغيل) + تحليلي بالفرع ← أرباح وخسائر لكل فرع لحظية، يومية، شهرية. المالك يفتح يوميًا ويشوف. | L4 · #1L4 · #1 |
| M2 | ↑ | Payroll and HR — when to deduct, who came in, who was late.المرتبات والموارد البشرية — إمتى أخصم ومين جه ومين اتأخر. | Out of scope — paid separately after accounting stabilizes. HR, time-off, payroll, and fingerprint.خارج النطاق — مدفوع بشكل مستقل بعد ما المحاسبة تستقر. الموارد البشرية والإجازات والرواتب والبصمة. | Out of scopeخارج النطاق |
| M3 | ↑ | Foreign currencies (from AS-IS — not raised in session two but needed).العملات الأجنبية (من الوضع الحالي — لم تُذكر في الجلسة الثانية لكنها لازمة). | A multi-currency ledger per currency. Conversion is accounting-based. Rate manual or automatic from the central bank.دفتر متعدّد العملات لكل عملة. التحويل محاسبي. سعر الصرف يدوي أو تلقائي من البنك المركزي. | L4L4 |
11 of 13 requests enter Phase 1. The two deferred ones (HR and AI) are deferred by an announced decision, not forgotten — and are documented explicitly in the project charter.11 من 13 طلبًا تدخل المرحلة الأولى. الطلبان المؤجّلان (الموارد البشرية والذكاء الاصطناعي) مؤجّلان بقرار معلن، لا منسيّان — وموثّقان صراحةً في ميثاق المشروع.
Phases — what enters each phase, and what is deliberately deferredالمراحل — ما يدخل كل مرحلة، وما يُؤجَّل عمدًا
Three phases within the current contract. A smaller launch stabilizes faster; each phase builds on clean data from a system that actually works — not on assumptions.ثلاث مراحل ضمن التعاقد الحالي. إطلاقٌ أصغر يستقرّ أسرع؛ وكل مرحلة تُبنى على بيانات نظيفة من نظام يعمل فعلًا — لا على افتراضات.
Phase 1 — Foundationالمرحلة 1 — الأساس
Weeks 1–6أسابيع 1–6Goal: live numbers the owner trusts.الهدف: أرقام لحظية يثق بها المالك.
Phase 2 — Operationsالمرحلة 2 — العمليات
Weeks 7–10أسابيع 7–10Goal: full daily operations on Odoo.الهدف: العمليات اليومية بالكامل على أودو.
Phase 3 — Optimizationالمرحلة 3 — التحسين
Weeks 11–13أسابيع 11–13Goal: dashboards + alerts + mobile-first.الهدف: لوحات + تنبيهات + الجوال أولًا.
Out of scope — paid separately laterخارج النطاق — مدفوع بشكل مستقل لاحقًا
Valuation forecasting, document reading… — needs a separate GPT or Gemini subscription.التنبؤ بالتقييم، وقراءة المستندات… — يحتاج اشتراك GPT أو Gemini منفصلًا.
Employees, leave, payroll, fingerprint — owner decision: after accounting runs and stabilizes.الموظفون، الإجازات، المرتبات، البصمة — قرار المالك: بعد ما المحاسبة تشتغل وتستقر.
Risks — the owner must approve before kickoffالمخاطر — لازم المالك يعتمدها قبل الانطلاق
Three points that will delay the project if missed.ثلاث نقاط لو فاتت هتأخّر المشروع.
Lot tracking — a big operational changeتتبّع الدفعات — تغيير تشغيلي كبير
The warehouse manager must enter lot data on every receipt. This habit does not exist today.مدير المخزن لازم يُدخل بيانات الدفعة على كل استلام. مفيش هذه العادة حاليًا.
Mitigation:التخفيف: Intensive training in the first two weeks + a printed checklist + a weekly audit in the first month.تدريب مكثّف في أول أسبوعين + قائمة تحقّق مطبوعة + تدقيق أسبوعي في الشهر الأول.
Chart of accounts & cost centers — Omar decisionشجرة الحسابات ومراكز التكلفة — قرار عمر
Changing them after we start recording transactions costs time and money.تغييرها بعد ما نبدأ نسجّل المعاملات يكلّف وقتًا ومالًا.
Mitigation:التخفيف: A workshop with the owner in week one. Written approval before any transaction.ورشة مع المالك في الأسبوع الأول. اعتماد مكتوب قبل أي معاملة.
HR and AI outside the contractالموارد البشرية والذكاء الاصطناعي خارج العقد
The owner must understand that payroll, fingerprint, and AI features are not in the launch.المالك لازم يفهم إن المرتبات والبصمة وميزات الذكاء الاصطناعي مش في الإطلاق.
Mitigation:التخفيف: Stated explicitly in the project charter and the kickoff meeting.ذكرها صراحةً في ميثاق المشروع وفي اجتماع الانطلاق.
Three steps before we start Phase 1ثلاث خطوات قبل ما نبدأ المرحلة الأولى
Glossary and expected questionsقاموس المصطلحات والأسئلة المتوقّعة
So everyone reads the document with the same understanding — from owner to cashier. Every Odoo term with a simple explanation, plus eight expected questions with answers.حتى يقرأ الجميع المستند بالفهم نفسه — من المالك إلى الكاشير. كل مصطلح أودو بشرحٍ بسيط، ومعه ثمانية أسئلة متوقّعة بإجاباتها.
Glossaryقاموس المصطلحات
| Termالمصطلح | Meaningالمعنى |
|---|---|
| Pricelistقائمة أسعارPricelist | A pricing rule by customer type or period. E.g. a «staff» list at −25%. It never touches the product base price.قاعدة تسعير حسب نوع العميل أو الفترة. مثلًا: قائمة «موظفين» بـ−25%. ما تلمسش السعر الأساسي للمنتج. |
| Analytic accountحساب تحليلي / مركز تكلفةAnalytic account | A layer over the chart of accounts to tag every transaction with «which branch?». Enables per-branch P&L. General costs are allocated to branches by finance ratios.طبقة فوق شجرة الحسابات لوسم كل معاملة بـ«أيّ فرع؟». تسمح بأرباح وخسائر لكل فرع. العمومية تُوزَّع على الفروع بنسب من المالية. |
| Lot / Serialدفعة / تسلسليLot / Serial | A number for each batch of a product at receipt, with an expiry date. The system tracks every lot and issues the oldest first.رقم لكل دفعة من منتج عند الاستلام، مع تاريخ صلاحية. النظام يتتبّع كل دفعة ويُخرج الأقدم أولًا. |
| FEFOالسحب بالأقدم صلاحيةFEFO | A stock-picking rule — the lot closest to expiry is pulled first. Reduces expiry loss automatically.قاعدة سحب المخزون — الدفعة الأقرب لانتهاء الصلاحية تُسحب أولًا. تقلّل خسائر الصلاحية تلقائيًا. |
| Reordering Ruleقاعدة إعادة الطلبReordering Rule | A per-product rule: if quantity drops below the minimum, order up to the maximum. The system creates a PO automatically or proposes it.قاعدة لكل منتج: لو الكمية نزلت تحت الحد الأدنى، اطلب لحد الأقصى. النظام يُنشئ أمر شراء تلقائيًا أو يقترحه. |
| Replenishment Viewشاشة إعادة التزويدReplenishment View | A list of every product that needs buying, based on min/max, lead time, and demand forecast.قائمة بكل المنتجات المحتاجة شراء بناءً على الحد الأدنى/الأقصى وزمن التوريد وتوقّع الطلب. |
| Split Tenderدفع مقسّمSplit Tender | Paying one invoice by more than one method — e.g. 50% cash + 50% credit. The credit part stays open on receivables.دفع فاتورة واحدة بأكثر من طريقة — مثلًا 50% كاش + 50% آجل. الجزء الآجل يبقى مفتوحًا على الذمم. |
| Vendor Billفاتورة موردVendor Bill | The accounting document that creates a payable to the vendor. Generated automatically from the PO.المستند المحاسبي الذي يُنشئ مديونية لصالح المورد. يُولَّد تلقائيًا من أمر الشراء. |
| Bank Reconciliationمطابقة بنكيةBank Reconciliation | Comparing the bank statement to settlements recorded in Odoo. The system matches automatically; the accountant reviews exceptions.مقارنة كشف البنك بالسدادات المسجلة في أودو. النظام يطابق تلقائيًا، والمحاسب يراجع الاستثناءات. |
| Internal Transferتحويل داخليInternal Transfer | A stock move from location to location (warehouse → Al-Kawthar branch). Source decreases on confirmation, destination increases on receipt.حركة مخزون من موقع لموقع (المخزن ← فرع الكوثر). المصدر ينقص عند التأكيد، والوجهة تزيد عند الاستلام. |
| BOMقائمة الموادBOM | The product recipe: to make 1 kg «heavy Turkish» you need 700g arabica + 300g robusta + cardamom. The system deducts the components automatically.وصفة المنتج: لإنتاج 1 كجم «تركي ثقيل» نحتاج 700g عربيكا + 300g روبستا + هيل. النظام يخصم المكوّنات تلقائيًا. |
| Dynamic BOMقائمة مواد ديناميكيةDynamic BOM | One BOM serving many variants. 30 products (10 × 3) on one template, without 30 separate recipes.قائمة واحدة تخدم متغيّرات كثيرة. 30 منتجًا (10 × 3) على قالب واحد بدون 30 وصفة منفصلة. |
| Loyalty / Couponsولاء وكوبوناتLoyalty / Coupons | Promotion rules: «buy 2 earn a point», «20% coupon for a limited time». A separate module from the pricelist for more flexibility.قواعد عروض: «اشترِ 2 واكسب نقطة»، «كوبون 20% لفترة محدودة». وحدة منفصلة عن قائمة الأسعار لمرونة أكبر. |
| Multi-currencyعملات متعدّدةMulti-currency | Support for buying/selling in different currencies, auto-converting to the base currency at a manual or automatic central-bank rate.دعم بيع/شراء بعملات مختلفة، بتحويل تلقائي للعملة الأساسية حسب سعر صرف يدوي أو تلقائي من البنك المركزي. |
Questions the team may askأسئلة متوقّعة من الفريق
For quick reference.للرجوع السريع.
In the POS, tap the invoice → Refund → pick the lines to return → confirm. The system creates a new invoice with a negative quantity for those lines only; the original stays as is.في نقطة البيع، اضغط على الفاتورة ← المرتجع ← اختر السطور التي ترجع ← تأكيد. النظام يعمل فاتورة جديدة بكمية سالبة للسطور دي فقط، والأصلية تفضل كما هي.
Make a 5,000 invoice. Register a first payment of 2,000 cash. The remaining 3,000 stays open on the company receivables. At month-end, issue a statement and collect the rest with a second payment.اعمل فاتورة بـ5000. سجّل دفعة أولى بـ2000 كاش. الـ3000 المتبقية تبقى مفتوحة على حساب الشركة في الذمم. آخر الشهر تُصدر كشف حساب وتُحصّل الباقي بدفعة ثانية.
Purchase → Vendors → Create. Then open each product → Purchase tab → add the vendor + price + minimum. Or use Excel import if the count is large — the template is in Settings → Import.الشراء ← الموردون ← إنشاء. بعدها افتح كل منتج ← تبويب الشراء ← أضف المورد + السعر + الحد الأدنى. أو استخدم الاستيراد من إكسل لو العدد كبير — القالب في الإعدادات ← استيراد.
Accounting → Reporting → Profit & Loss → filter by cost center «Al-Kawthar» + date = current month. You will see revenue, cost, gross profit, operating expenses, and net profit.المحاسبة ← التقارير ← الأرباح والخسائر ← ترشيح بمركز التكلفة «الكوثر» + التاريخ = الشهر الحالي. هتشوف الإيراد والتكلفة ومجمل الربح ومصروفات التشغيل وصافي الربح.
Inventory → Transfers → open the transfer → enter the actually-received quantity (log any difference) → confirm. Sign the printed copy and return it to the warehouse manager.المخزون ← التحويلات ← افتح التحويل ← ضع الكمية المستلمة فعليًا (لو فيها فرق سجّله) ← تأكيد. وقّع على النسخة المطبوعة وارجعها لمدير المخزن.
Accounting → Customers → Aged Receivable report. It shows each customer + the amount due + a breakdown by days (current / 30 / 60 / 90+ days).المحاسبة ← العملاء ← تقرير أعمار الذمم المدينة. هيظهر كل عميل + المبلغ المستحق + توزيع بالأيام (حالي / 30 / 60 / 90+ يوم).
In the POS, tap Payment → choose «USD cash» as the method. The system converts automatically at today rate. If the rate differs, adjust it in Settings → Currencies (needs manager rights).في نقطة البيع، اضغط الدفع ← اختر «دولار كاش» كوسيلة دفع. النظام يحوّل تلقائيًا بسعر اليوم. لو السعر مختلف، عدّله من الإعدادات ← العملات (يحتاج صلاحية مدير).
The system flags the lot in the «near expiry» report. Choose from: (1) discount via a pricelist to speed the sale, (2) transfer to a branch that consumes it faster, (3) scrap if needed.النظام يرصد الدفعة في تقرير «قرب الانتهاء». اختر من: (1) تخفيض عبر عرض سعري لتسريع البيع، (2) تحويل لفرع يستهلكها أسرع، (3) إعدام لو لزم.