❄ تجربة التحول الرقمي لشركات التكييف
في قطاع التكييف، تعد التفاصيل التشغيلية الدقيقة من أكبر التحديات: إدارة الموردين والمخزون، متابعة التركيبات والصيانة، الحسابات المعقدة، والتعاملات الضريبية المتشعبة.
ومع توسع الشركات في الفروع والفنيين والمشروعات، تصبح الإدارة اليدوية عبئًا يوميًا يزيد الأخطاء ويعطل النمو.
من هنا جاء الحل: نظام إدارة متكامل مبني على Odoo ERP
يجمع بين خبرة 16 عامًا في المجال التشغيلي و خبرة 8 سنوات من تنفيذ أنظمة Odoo، ليحوّل دورة عمل شركات التكييف إلى منظومة رقمية مترابطة ودقيقة من أول عرض السعر وحتى آخر زيارة صيانة.
البيع الذكي للأجهزة والمكونات
في مجال التكييف، عملية البيع لا تقتصر على منتج واحد، بل على مجموعة مكونات مترابطة (وحدة داخلية – خارجية – ماسورة – كابولي).
بمجرد اختيار موديل التكييف، يقوم النظام بإضافة مكوناته حسب الموديل (3 أو 4 قطع) تلقائيًا لأمر الصرف بالمخزن. و في حالة إلغاء ماسورة أو كابولي، يقوم النظام بخصم قيمتها أوتوماتيكيًا من الفاتورة، ويحدّث رصيد المخزون لحظيًا.
كما يميز أثناء الشراء بين الموديلات التي تحتوي على ماسورة مدمجة وتلك التي تكون منفصلة، ليحافظ على دقة المخزون دون أي تدخل يدوي.
الاستلام والصرف عبر الموبايل ابليكيشن بالباركود
عند استلام الأجهزة من الموردين أو تحويلها بين الفروع، يتم استخدام تطبيق الهاتف المحمول المدمج مع النظام لمسح الباركود أو السيريال مباشرة، فيتم تأكيد الاستلام لحظيًا وتحديث الكميات في المخزون دون أي إدخال يدوي.
يساعد هذا على منع الأخطاء الناتجة عن استلام أو صرف موديل بديل بالخطأ، ويضمن أن كل قطعة مسجّلة برقمها التسلسلي الصحيح في قاعدة البيانات. إلى جانب ذلك، يمكن إرسال عروض الأسعار ومواعيد التركيب عبر واتساب أو البريد الإلكتروني، وتُسجَّل الردود داخل النظام كسجل رسمي للعميل.
وتُقدَّم تقارير مبيعات تفصيلية حسب الموديل، الماركة، السعة، أو الفرع.
التركيب والصيانة الميدانية
تم تفعيل نظام Field Service الميداني لإدارة الفنيين بكفاءة: كل فني يتلقى مهامه اليومية عبر تطبيق الهاتف متضمنة العنوان، الموعد، وبيانات العميل.
يسجّل الحضور والانصراف من التطبيق، وترتبط بياناته مباشرة بالموارد البشرية لحساب المرتبات والعمولات.
بعد التنفيذ، يرفع الفني تقرير الصيانة متضمناً صور الموقع والسيريال وقراءات الضغوط الخ.
وعند استخدام قطع غيار، تُخصم تلقائيًا من عهدة الفني وتضاف للتكلفة. وفي حالات الضمان، يتحقق النظام من السيريال لتحديد المسؤولية بين الشركة والعميل.
النتيجة: متابعة لحظية دقيقة لكل عملية تركيب أو صيانة، وسجل تاريخي شامل لكل جهاز منذ لحظة بيعه وحتى آخر زيارة فنية.
الحسابات والضرائب (خاص بالوكلاء)
النظام المالي مصمم خصيصًا لطبيعة شركات التكييف في السوق المصري:
احتساب ضريبة الجدول وضريبة المبيعات تلقائيًا حسب نوع الجهاز و تسجيل بند الضمان كبند منفصل وتوزيعه على تكلفة الأجهزة.
فصل ضريبة سلع الجدول والرسوم الهندسية لتسهيل المطابقة المحاسبية.
مطابقة تامة مع فواتير الموردين (مثل كارير أو ميديا).
كما أن النظام متكامل مع المنصة الضريبية المصرية لإصدار الفواتير الإلكترونية والإقرارات آليًا من داخل Odoo.
مشروعات الـVRF
يحتوي النظام على حاسبة ذكية لمشروعات الـVRF: يُدخل المستخدم عدد الأنظمة وأنواع الوحدات وعدد الطوابق، فيحسب النظام أطوال المواسير تلقائيًا ويولّد عرضًا ماليًا وفنيًا احترافيًا في دقائق، قابل للإرسال فورًا عبر البريد أو الواتساب
مما اختصر وقت إعداد العروض من أيام إلى دقائق, ويرفع من مستوى احترافية الشركة أمام العميل النهائي أو الاستشاري
إدارة مشروعات الـVRF
إنشاء مشروع لكل موقع أو برج مع تقسيمه إلى مراحل التنفيذ .
تتبع التكلفة الإجمالية للمشروع في الوقت الفعلي، بما يشمل تكلفة المواد، العمالة، والمصروفات الفنية, وتوزيع تكلفة المهندسين والفنيين على المشروعات بدقة عبر الـTimesheet المرتبطة بالمهام اليومية. و عرض مخطط جانت (Gantt Chart) لتخطيط مواعيد التنفيذ ومتابعة التقدّم الزمني للمشروعات.
بهذا أصبحت شركات التكييف قادرة على إدارة مشروعات الـVRF من مرحلة العرض وحتى التسليم الفعلي، مع رؤية مالية وتشغيلية دقيقة لكل مشروع على حدة.
المتابعة والتحصيل
جميع مراحل البيع والخدمة مرتبطة بالنظام المالي مباشرة:
تذكيرات آلية عبر واتساب للدفعات المتأخرة. , كشوف حساب فورية للعملاء والموردين. تقارير أرباح وخسائر على مستوى المشروع أو الفرع.
بهذا أصبحت القرارات مبنية على بيانات مالية حقيقية لا على التخمين.
الموقع الإلكتروني
النظام مزوّد بواجهة ويب سايت احترافية متكاملة، تعرض كل الموديلات بفلترة متقدمة حسب: النوع، القدرة، نظام التشغيل، والماركة.
الهدف ليس البيع الإلكتروني فقط، بل تقديم تجربة معرفية احترافية للعميل، تعكس الثقة والمصداقية وتدعم ظهور الشركة في نتائج البحث (SEO)،
ليتحول الموقع إلى وسيلة جذب عملاء حقيقية.
الموارد البشرية
تسجيل كافة بيانات وعقود الموظفين تسجيل الحضور والانصراف من تطبيق الهاتف, و احتساب المرتبات والعمولات و متابعة الإجازات والتأخيرات والأوفر تايم.
لتصبح الموارد البشرية جزءًا من دورة التشغيل اليومية، لا نظامًا منفصلًا عنها.
النتيجة
النظام لم يُبْنَ نظريًا، بل وُلد من تجربة تشغيل حقيقية لشركات تكييف مصرية عملت به فعليًا لسنوات وواجهت به كل تفاصيل المبيعات، التركيب، والمحاسبة اليومية.
اليوم أصبح هذا النظام جاهزًا لأي شركة تكييف تسعى إلى تشغيل دقيق، إدارة متصلة، ورؤية مالية واضحة.
نظام ترابط لإدارة شركات التكييف
خلاصة خبرة تشغيلية واقعية تحوّلت إلى منصة رقمية متكاملة.